Driv.in es un software que permite realizar una planificación óptima de la logística de una empresa que debe realizar despachos a distintos clientes durante una jornada. El sistema es accesible de la página app.driv.in con un nombre de usuario y contraseña que son entregadas por el equipo de soporte de Driv.in.

Después de leer este manual, el usuario estará capacitado para:

1. Crear, editar y eliminar la flota de vehículos de la empresa
2. Crear, editar y eliminar direcciones en el maestro de clientes
3. Crear un escenario de planificación
4. Status, visualización y exportación de resultados de una planificación

TIEMPO DE SERVICIO
Corresponde al tiempo en minutos que se demora en realizar un despacho.

VENTANA HORARIA
Corresponde al rango de horas en que el cliente puede recibir un despacho.

DIRECCIÓN
Corresponde a la dirección donde se despacha a un cliente determinado. Es obligatorio contar con el nombre de la calle y su número, la comuna y el país (Ej, Presidente Errazuriz 4125, Las Condes, Chile). Adicionalmente se puede tener asociado un tiempo de servicio y una ventana horaria para el despacho.

ORDENDES DE DESPACHO
Corresponde a los elementos que la empresa tiene que ir a dejar a sus clientes. Es obligatorio que una orden tenga un código de despacho, una dirección y las unidades (Kg, m3 u otro) a ser despachadas.

VEHÍCULOS
Corresponde a los vehículos que tenga disponible la empresa para realizar los despachos. Es obligatorio que contenga un código (Ej, patente) y una capacidad (Kgs, m3 u otro).

GRUPO DE VEHÍCULOS
Corresponde a un conjunto de vehículos que podrá ser utilizado durante un escenario de planificación.

ESCENARIO DE RUTA
Se define como un escenario de planificación o ruta a una jornada de trabajo donde se realizan despachos a clientes desde un depósito con los vehículos de la empresa. Un escenario comprende la definición de un deposito, un grupo de vehículos, un conjunto de ordenes de despacho y un conjunto de parámetros opcionales.

1. CONFIGURACIÓN DE FLOTA

Si se tiene una flota con distintas capacidades, es necesario realizar una configuración con las principales características de la flota. Luego, se debe crear un grupo de vehículos.

 

Para agregar los vehículos, se puede ingresar manualmente a través de la página (1) o ingresar una planilla Excel con las características de la flota (2). En la misma página está disponible la plantilla con el formato en que se debe cargar cada vehículo (3).

Los campos obligatorios son código, descripción y la capacidad del vehículo. La capacidad esta medida en “unidades” las que pueden ser kilogramos, metros cúbicos, o cualquier otra unidad que sea la que mejor represente a la carga que es transportada por la empresa. Hay que tener especial cuidado que estas unidades sean las mismas que se encuentran en la definición de cada orden despacho.

Para crear un grupo, hay que seleccionar desde el menú principal Vehiculos/Grupo de Vehiculos, poner un nombre para el grupo y seleccionar los vehículos que pertenecen a este grupo. Se pueden crear varios grupos los cuales pueden compartir vehículos.

 

En cualquier instancia se pueden editar los vehículos pero hay que considerar que si el vehículo fue utilizado en algún escenario anterior, éste se podrá ver afectado en sus resultados. También es posible editar los grupos de vehículos, sólo afectando a los futuros escenarios.

2. CONFIGURACIÓN DE DIRECCIONES

Si se tiene una lista de clientes con sus direcciones, es recomendable realizar el proceso de configuración del maestro de clientes. En todo caso, el maestro de clientes se va generando automáticamente cuando se van creando escenarios ya que el maestro almacena todas las direcciones para evitar geo-referenciar las direcciones cada vez que se utilicen.

 

Al igual que en la configuración de vehículos, en la página del maestro de direcciones se pueden agregar manualmente (1) o masivamente (2) para lo cual está disponible una plantilla con el formato de las direcciones (3).

Los campos obligatorios de los clientes son Nombre de calle y número, Comuna, País. Adicionalmente se recomienda tener un código para cliente y/o ubicación para evitar errores por cambios involuntarios en la dirección. Si el cliente tiene un tiempo de servicio especifico y/o una ventana horaria en que puede recibir los pedidos también es recomendable configurar en este maestro las que serán utilizadas cada vez que se cree un escenario con ese código de cliente.

Cuando se cargan las direcciones de manera masiva, es posible que el sistema no encuentre las coordenadas exactas de la dirección del cliente. Cuando suceda esto, la dirección se mostrará en color rojo y el usuario tendrá que editar la dirección y luego confirmar la ubicación exacta en el mapa. Las direcciones NO geo-referenciadas no permiten que un escenario que las contenga pueda ser optimizado.

En cualquier instancia se puede modificar o eliminar una dirección pero hay que considerar que si la dirección fue utilizada en algún escenario anterior, éste se podrá ver afectado en sus resultados.

3. CREAR UN ESCENARIO DE PLANIFICACIÓN

Para crear un escenario de planificación, hay que presionar en el menú principal “Nueva Ruta”.

La primera página consiste en:

a. Deposito: seleccionar el deposito desde donde parte la ruta de todos los vehículos.
b. Vehículos: seleccionar la cantidad de vehículos y su capacidad en el caso de no tener configurada una flota de vehículos o seleccionar el grupo de vehículos a utilizar en caso de tener configurada una flota.

 

c. Opciones: Es posible tener distintas condiciones en un escenario de planificación:

• Volver al deposito: Indica si los vehículos deben volver al deposito después de hacer la entrega de todos los despachos.
• Asignación Óptima: Corresponde a que el sistema pueda determinar que vehículos hacen los despachos. En caso contrario, cuando se cargan las ordenes se debe asignar un vehículo para cada orden de despacho en la planilla Excel.
• Múltiples Viajes: corresponde a un parámetro de un escenario que indica si los vehículos están habilitados para dar más de un viaje en un turno de trabajo. En caso positivo se debe definir un tiempo de recarga en minutos que es el tiempo promedio entre que el camión ingresa al deposito y sale nuevamente con los despachos a realizar.

d. Horario de trabajo: hay que seleccionar un horario de trabajo en el cual se realizan los despachos. Es posible que al tener definidas ventanas horarias en el maestro de direcciones, éstas se puedan ver truncadas por el horario de trabajo. Por ejemplo, si un cliente tiene una ventana horaria de 8am a 11am y el horario de trabajo es de 9am a 7pm, este cliente va a ver modificada su ventana horaria de 9am a 11am. Adicional a esto, si un cliente no tiene definida una ventana horaria de manera individual ni en el maestro de direcciones, podrá ser despachados en cualquier momento dentro del horario de trabajo aquí definido.

e. Tiempo de servicio: es el tiempo de servicio que tendrán aquellos despachos que no tengan definido un tiempo de servicio definido de manera individual ni en el maestro de direcciones.

En una segunda página, se deben cargar las ordenes de despacho al escenario.

Se pueden agregar ordenes de manera manual (1) o de manera masiva (2) para lo cual se cuenta con una plantilla descargable (3) con el formato para cargar las ordenes. Los campos obligatorios para la orden son:

 

• Código de despacho
• Dirección, comuna y país o código de dirección (sólo si esta definida previamente en el maestro)
• Unidades (debe ser coherente con la definición de unidades que se utilizó para la definición de la capacidad de los vehículos)

Adicionalmente, se pueden cargar otros parámetros como tiempo de servicio o ventanas horarios en la misma orden. Éstos últimos tendrán prioridad sobre los definidos en el maestro de direcciones y se utilizaran sólo en este escenario. En el caso, en que una orden no venga con estos parámetros y tampoco estén definidos en el maestro de direcciones, los valores que tomaran son los definidos por default en la primera página de creación de escenarios.

En el caso en que la orden no este asociada a una dirección geo-referenciada o el sistema no pueda encontrar las coordenadas exactas de la dirección entregada, la orden aparecerá en rojo y el escenario no podrá ser optimizado hasta que la dirección se haya editado y confirmado la ubicación exacta de la dirección.

Una vez definido todo lo anterior es posible guardar el escenario y optimizar para encontrar una planificación óptima.

4. STATUS, VISUALIZACIÓN Y EXPORTACIÓN DE RESULTADOS DE UNA PLANIFICACIÓN

Al crear un escenario, éste puede tener varios status.

Listo para optimizar: corresponde a que es posible optimizar dado los parámetros entregados.

Incompleto: quiere decir que existen direcciones que no tienen coordenadas y no es posible de optimizar. Para solucionar esto, hay que editar el escenario y modificar o eliminar aquellas direcciones que estén aun en rojo.

Reparable: quiere decir que existen algunas ordenes que no es posible de satisfacer con las condiciones del escenario. Por ejemplo, una orden que exceda la máxima capacidad de un camión o que la dirección de despacho no permita realizar el despacho en el horario de trabajo indicado. Al presionar reparar, el sistema excluye de la solución estas ordenes “no factibles” y continua con la optimización.

No factible: Existen algunas condiciones bajo las cuales el sistema no puede encontrar una solución óptima. Dentro de las principales causas se encuentran:

• Capacidad de Flota < Cantidad de Unidades a transportar (Obs: Si está activado la opción de Múltiples Viajes no es posible detectar a priori la no factibilidad)
• Suma de Tiempos de Servicio > Horario de Trabajo x No de vehículos
• Ventanas horarias no compatibles: las ventanas horarios dentro de un escenario no pueden tener un traslape de horas para que se ejecute de manera correcta. Por ejemplo, no pueden existir en un mismo escenario un cliente que tenga una ventana horaria 9am- 12pm y otro cliente con ventana horaria de 10am a 1pm. En la capacitación se explica mayores detalles de las ventanas horarias compatibles actualmente.

Optimizado: quiere decir que se encontró una solución óptima. Si por las características del escenario no es posible de satisfacer todas las restricciones, el sistema muestra en camiones adicionales aquellas ordenes que no se pueden incorporar al escenario.

Cuando el escenario se encuentra “Optimizado”, es posible de visualizar los resultados de la planificación. Se pueden ver los camiones utilizados, los kilómetros recorridos, los tiempos estimados de arribo de los despachos y otros indicadores del escenario.

El resultado es exportable a una planilla Excel y a un archivo PDF para su impresión en papel.

El sistema cuenta con un soporte remoto mediante un chat habilitado en la parte inferior derecha por el cual se podrán realizar todas las consultas las que serán respondidas a la brevedad posible.
En caso de no poder acceder a la página, requerir capacitación adicional o capacitación a nuevos usuarios, se puede enviar un correo a contacto@driv.in y se atenderá a la brevedad el requerimiento.